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  采购与付款循环审计

  第二节 控制测评与审计目标

  一、业务循环内部控制测评(P254)

  1.了解并描述采购与付款业务的内部控制

  通过查阅关于物资采购、仓库保管、付款等方面的制度文件,走访并实地观察采购部门、仓库,验收部门和财会部门等.深入了解企业采购与付款管理的各方面制度是否健全、手续是否完备,观察验收部门是否独立于仓库保管和记账职责,观察采购职责是否与批准采购部门、验收货物部门分离,有无分级授权采购制度,主要控制环节是否有效。

  一个设计良好的控制系统应该能够确保所有的采购都经过批准,能够密切跟踪长期合同,监督过度的请购并确认潜在的损失;由独立使用者检查存货请购的设计和维护;确认企业是否存在检查资产减值的程序等。

  2.抽查部分采购业务

  抽查方法----从采购部门的业务档案中抽取订货单样本,可对采购物品较重要或金额较大的采购业务重点审查。索取其采购业务的各种文件资料.沿着采购业务的正常程序加以追踪,进行相关的检查与验证。

  检查与验证的内容:

  (1)核对请购单与订购单是否一致,请购单是否经过适当的授权人批准,订购单是否连续编号:

  (2)核对采购合同上确定的价格、付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致:

  (3)检查合同是否经过了有关部门审查.核对卖方发票,所购物品数量、规格、品种与合同是否一致:

  (4)抽验部分付款凭单,检查其是否附有请购单、订购单、验收单。付款凭单和验收单是否连续编号,验证验收环节的有效性和计算的正确性。

  (5)核对采购合同、卖方发票、验收单与入库单是否一致。

  (6)检查购入材料计价正确与否,被审计单位采用永续盘存制核算时,复核计价正确性。

  【例题3·多选题】

  为了检查采购与付款循环内部控制的有效性,审计人员可以采取的测评程序有( )。

  A.抽取部分采购业务,检查请购单是否经过批准

  B.检查验收单是否连续编号

  C.比较分析当年与上年应付账款余额的变动情况

  D.向债权人函证应付账款

  E.观察验收部门是否独立于仓库保管部门

  【答案】ABE

  【解析】CD属于实质性审查。

  3.付款环节测试(P255)

  (1)了解应付款项记录、付款业务是否分开,了解有关凭证的传递过程;应付款项总账与明细账是否由不同人员记录;应付款项记录人员与出纳员的职责是否分开。

  (2)抽查应付账款明细账,检查应付账款各明细账向银行存款(或现金)日记账和向总分类账的过账情况,证实应付款项会计记录内部控制的有效性;检查抽取的明细账过账时所附的原始凭证。

  例如订货单、供货方发票、验收单和已付支票,验证原始凭证的合法性、正确性以及核对原始凭证记载的金额与相关明细账的一致性,证实各有关部门内部控制的有效性。

  (3)审核货款结算手续

  检查应付账款明细账上金额与订购单、验收单、卖方发票是否完全一致。

  (4)抽取部分支票,检查签发的支票是否有被授权人的签字,支票中各个项目与卖方发票是否一致。

  (5)追查材料采购明细账、原材料账与银行存款日记账或应付款项账户的过账是否正确。

  (6)审查现金折扣的合理性

  企业购货时的现金折扣如果单独记账,审计人员通过计算当期获得现金折扣与进货总额的比率,将该比率与以前各期相比较,确定现金折扣的合理性。

  现金折扣比率如果显著下降,其原因可能有进货条件变更、未曾取得折扣或有关人员舞弊等,审计人员应对此给予应有的关注。

  (7)检查应付票据内部控制

  ①走访观察应付票据记录与业务经办是否独立,职责分工是否合理。

  签发票据、记录、付款有无一人负责的情况。

  如果票据仅由一人签发或名义上虽为两人而实际上其中一人已预先在票据上盖章,或将其印章交由有权签发票据的另一人代办,在这种情况下,审计人员应特别注意。

  ②抽查部分作废的、退回的票据,查明是否予以注销,是否编号保存。

  ③了解应付票据总账与明细账是否定期核对,并且和债权人提供的有关记录相调节。

  对每项采购和付款都应该取得适当批准的证据,纸质文件可通过签字提供批准证据,计算机系统通过“限制进入”和“例外报告”实施控制,对这些控制的测试可以在审计人员对数据处理控制进行全面审核时实施,而且通过对采购和付款申请的特别测试可以补充相应的测试。

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  4.固定资产内部控制测评(P256)

  (1)了解固定资产的内部控制

  固定资产的审查应在评价固定资产内部控制健全性、有效性基础上,分别对固定资产的增加、减少、折旧以及结存等方面进行实质性的审查。

  审计人员可通过检查固定资产管理制度与有关文件,询问有关人员,以及实地观察等方式了解内部控制情况,并记录于工作底稿。

  (2)验证固定资产的新增手续

  验证固定资产各种手续是否齐全。

  如:有无购建计划、可行性研究报告、概算预算及审批文件,审批文件上授权签章是否符合规定的级别。核对明细账记录与有关部门提供清单是否一致。

  (3)验证固定资产退废手续

  索取固定资产报废、出售、对外投资、调出等手续。

  如:有无报废通知单、出售调出计划、对外投资可行性研究。

  审查这些文件上的各种审批手续是否齐全,同时抽查固定资产使用记录(开班时数、检查时数等),确定报废、出售、调出以及对外投资的适当性。

  (4)抽验固定资产验收报告

  审计人员应索取固定资产验收报告,验证其验收部门工作的独立性,验收报告填写的内容是否全面,必要时抽查实物加以核对。

  (5)检查固定资产账、卡的设置情况

  审计人员应到固定资产管理部门、使用部门有无明细账和卡片。是否一物一卡.随时登记增减变动并定期与财会部门的账簿记录相核对。

  【例题4·多选题】

  审计人员对固定资产相关的内部控制进行测评时,应实施的审计程序有( )。

  A.验证新增固定资产的各种手续是否齐全

  B.索取固定资产验收报告,检查验收部门工作的独特性

  C.检查固定资产帐、卡的设置情况

  D.分析比较各年度固定资产保险费,查明有无异常变动

  E.检查折旧额计算的正确性

  【答案】ABC

  【解析】固定资产内部控制测评:(1)了解固定资产的内部控制;(2)验证固定资产的新增手续(3)验证固定资产退废手续;(4)抽验固定资产验收报告;(5)检查固定资产账、卡的设置情况。

  5.评价采购与付款业务内部控制

  通过采购与付款业务的了解测试,包括行业特征、采购过程功能组织、业务特点、有关会计科目的复杂性等,评价固有风险;

  通过了解控制环境、控制程序、会计准则,并实施内部控制测试,确定内部控制是否符合各项要求,有无薄弱环节和失控点,评价控制风险,明确控制风险,明确账户余额、发生额审查的范围和重点。

  如果采购与付款业务内部控制存在缺陷:

  例如:

  验收货物时未用验收单,而且直到支付货物时才记录采购业务;

  由于资金紧张、账款经常过期后才付清;

  固定资产增长速度高于行业增长水平,而且无战略性的计划等。

  在这些情况下,应付款项少记、漏记的可能性很大,需要在大范围内进行账户测试。

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